Rekisteriseloste isäntäperherekisteri
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Päivätty 3.5.2018
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n isäntäperherekisteri
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1 Rekisterin nimi
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n isäntäperherekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry, Y-tunnus 0536632-7, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki
3 Rekisteriasioista vastaava henkilö
SSYL:n vs. toiminnanjohtaja Paula Schuth. Yhteydenotot rekisteriin liittyen info@ssyl.fi tai p.: 044 7005511.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on SSYL:n ja isäntäperheeksi hakevien suostumukseen perustuva yhteistyösuhde. Rekisterin tarkoituksena on kerätä isäntäperheiden henkilötiedot ja muut oppilasvaihtotoiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja muut tarpeelliset taustatiedot kerätään isäntäperheiltä suoraan sähköisen hakulomakkeen kautta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä isäntäperhettä ei ole mahdollista tunnistaa.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään isäntäperheiksi hakevien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti) sekä perheenjäsenten syntymäajat, harrastus-, koulu- ja työpaikkatiedot isäntäperhetoimintaa varten.
6 Henkilötietojen säilytysaika
SSYL säilyttää isäntäperheiksi hakeneiden henkilötietoja ja hakemuksia kuusi vuotta.
7 Rekisterin tietolähteet
Isäntäperherekisteriin kirjattavat tiedot saadaan isäntäperheiden omalla ilmoituksella ja isäntäperheiksi hakevien täyttämästä sähköisestä hakulomakkeesta, jonka täyttäminen on edellytys isäntäperheeksi ryhtymiselle.
8 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja perheiden tietoja luovutetaan eteenpäin SSYL:n saksalaiselle sisarjärjestölle Deutsch-Finnische Gesellschaftille (DFG), jonka kanssa oppilasvaihto toteutetaan yhteistyössä. Tietoja luovutetaan eteenpäin myös isäntäperheiden saksalaisille vaihto-oppilaille ja heidän huoltajilleen sekä vaihto-oppilaan koululle Suomessa. Tietoja ei muuten luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköinen oppilasvaihtorekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. SSYL ja palveluntarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja SSYL:n jäsenrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen toimistolle sähköpostitse osoitteeseen info@ssyl.fi tai postitse osoitteeseen SSYL, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki.
11 Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
