Rekisteriseloste jäsenrekisteri
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Päivätty 3.5.2018
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1 Rekisterin nimi
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n jäsenrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry, Y-tunnus 0536632-7, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki
3 Rekisteriasioista vastaava henkilö
SSYL:n vs. toiminnanjohtaja Paula Schuth. Yhteydenotot rekisteriin liittyen info@ssyl.fi tai p.: 044 7005511.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on SSYL:n jäsenyhdistysten jäsenten ja SSYL:n välinen jäsenyyssuhde. Rekisterin tarkoituksena on kerätä jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti).
6 Henkilötietojen säilytysaika
SSYL säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja SSYL:n välinen jäsensuhde päättyy tai kunnes jäsenyyden päättymisen jälkeen kaikki maksamattomat jäsenmaksut on suoritettu.
7 Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella sähköisen jäsenhakemuslomakkeen kautta.
8 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja jäsenyhdistyskohtaisia nimi- ja osoitetietoja luovutetaan kohdennetusti SSYL:n jäsenyhdistysten puheenjohtajille ja/tai sihteereille. Lisäksi nimi- ja osoitetietoja luovutetaan neljä kertaa vuodessa jäsenlehden postitusta varten painotalolle (Painotalo Plus Digital, Ilmarisentie 7, 15101 Lahti) sähköisen osoitetiedoston muodossa. Tietoja ei muuten luovuteta liiton ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. SSYL ja palveluntarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja SSYL:n jäsenrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen toimistolle sähköpostitse osoitteeseen info@ssyl.fi tai postitse osoitteeseen SSYL, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki.
11 Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
