Rekisteriseloste oppilasvaihtorekisteri
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Päivätty 3.5.2018
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n oppilasvaihtorekisteri
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1 Rekisterin nimi
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry:n oppilasvaihtorekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Suomi-Saksa Yhdistysten Liitto ry, Y-tunnus 0536632-7, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki
3 Rekisteriasioista vastaava henkilö
SSYL:n vs. toiminnanjohtaja Paula Schuth. Yhteydenotot rekisteriin liittyen info@ssyl.fi tai p.: 044 7005511.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on SSYL:n ja oppilasvaihtoon hakevien tai alaikäisten hakijoiden huoltajien välinen sopimukseen perustuva asiakkuussuhde. Rekisterin tarkoituksena on kerätä SSYL:n ja DFG:n yhteistyössä järjestämään oppilasvaihtoon osallistuvien ja alaikäisten hakijoiden huoltajien henkilötiedot ja muut oppilasvaihtotoiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Yhteystiedot kerätään oppilasvaihtoasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Muut taustatiedot kerätään isäntäperhe- ja koulupaikkahakua varten. Yhteys- ja muut tarpeelliset taustatiedot hakijoista kerätään sähköisen hakulomakkeen kautta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään oppilasvaihtoasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten oppilasvaihtoon hakevien ja alaikäisten hakijoiden huoltajien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti) ja isäntäperhe- ja koulupaikkahakua varten hakijoiden syntymäajat sekä koulu-, harrastus-, terveydentila- ja perhetiedot.
6 Henkilötietojen säilytysaika
SSYL säilyttää oppilasvaihtoon hakeneiden henkilötietoja ja hakemuksia kuusi vuotta.
7 Rekisterin tietolähteet
Oppilasvaihtorekisteriin kirjattavat tiedot saadaan hakijoiden ja alaikäisten hakijoiden huoltajien omalla ilmoituksella oppilasvaihtoon hakevien täyttämästä sähköisestä hakulomakkeesta ja vaihtoon osallistumisen vahvistuslomakkeesta, jonka täyttäminen on edellytys oppilasvaihtoon osallistumiselle.
8 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja nimi- ja osoitetietoja luovutetaan eteenpäin SSYL:n saksalaiselle sisarjärjestölle Deutsch-Finnische Gesellschaftille (DFG), jonka kanssa oppilasvaihto toteutetaan yhteistyössä. DFG tarvitsee tiedot etsiessään vaihto-oppilaille isäntäperheet ja koulupaikat. Rekisteriin tallennetut vaihto-oppilaan ja hänen huoltajiensa yhteys- ja taustatiedot luovutetaan eteenpäin myös vaihto-oppilaan isäntäperheelle ja koululle Saksassa. Tietoja ei muuten luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköinen oppilasvaihtorekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. SSYL ja palveluntarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja SSYL:n jäsenrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen toimistolle sähköpostitse osoitteeseen info@ssyl.fi tai postitse osoitteeseen SSYL, Pohjoinen Makasiinikatu 7, 00130 Helsinki.
11 Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
